A ferramenta 5W2H, frequentemente associada à gestão de qualidade, tem suas raízes profundamente enraizadas na história da civilização ocidental. Longe de ser uma invenção contemporânea, a metodologia 5W2H tem desempenhado um papel crucial no campo da administração, especialmente após a sua popularização na indústria automobilística japonesa. As perguntas-chave representadas por 5W2H são:
- Quem? (Who?)
- O quê? (What?)
- Onde? (Where?)
- Quando? (When?)
- Por quê? (Why?)
- Como? (How?)
- Quanto? (How Much?)
Em sua aplicação prática, esta ferramenta geralmente assume a forma de tabelas, sessões de brainstorming ou anotações rápidas em cadernos.
O Uso Comum e Incorreto da Ferramenta 5W2H
Lamentavelmente, muitos profissionais e líderes na área de gestão usam a 5W2H de maneira equivocada, tratando-a como um simples guia de orientações, ao invés de uma ferramenta robusta para coleta de informações e resolução de problemas específicos.
As Origens do 5W2H: Da Filosofia ao Jornalismo
O conceito por trás do 5W2H remonta a mais de 300 anos antes de Cristo, sendo aplicado por Aristóteles na retórica. Aristóteles utilizava os “elementos de circunstância” que, surpreendentemente, se assemelham muito aos elementos do 5W2H:
- Quem
- O quê
- Quando
- Onde
- Por quê
- De que maneira
- Por quais meios
Esses elementos de circunstância serviram como alicerce para a filosofia, para o direito, para os escritores e, especialmente, para os jornalistas. Mesmo com a evolução do 5W2H para sua aplicação na administração, ainda enfrentamos obstáculos na sua implementação.
Erros Comuns na Utilização do 5W2H: Uma Análise Detalhada
A simplicidade do 5W2H pode ser enganosa, levando muitos a cometerem erros significativos na sua aplicação. Esta ferramenta analítica, apesar de estudar elementos individuais e utilizar variáveis simples de uma cadeia de eventos direta, não deve ser usada para obter respostas sistêmicas. A sua natureza interdisciplinar faz com que seja mais adequada para provar algo dentro do contexto de uma teoria específica.
A Armadilha da Rotina e a Importância do Planejamento
Quando mal utilizada, a 5W2H pode reforçar uma rotina ou um mau hábito que não produz os resultados esperados, desperdiçando tempo e dinheiro e minando a confiança das pessoas na liderança. Por outro lado, quando bem planejada, esta ferramenta faz parte de um ciclo de melhoria (PDCA) e deve ser uma nova ação que impeça uma causa existente de continuar a impedir a melhoria de um KPI. Além disso, as ações propostas devem ser simples e baratas, permitindo que sejam melhoradas ou substituídas de forma rápida e eficaz.
A Importância de um Problema Específico
Antes de usar o 5W2H, é crucial ter certeza de que o problema é específico. Existem duas formas principais de analisar eventos, sejam eles reais ou teóricos: o modelo analítico e o sistêmico. Cada modelo tem uma forma diferente de pensar e, muitas vezes, as respostas obtidas podem parecer paradoxais. A tabela abaixo ilustra como esses dois modelos funcionam:
| Analítico | Sistêmico | |
|---|---|---|
| Objetivo | Estudo de elementos individuais. A aplicação prática dos resultados para ações/decisões não é relevante. | Estudo de todo o sistema. A aplicação prática dos resultados para ações/decisões é relevante. |
| Foco | Variável única ou representação parcial (com exatidão nos detalhes). | Interações entre as variáveis relevantes do sistema (teia de efeitos). |
| Perspectiva | Sem a inclusão do aspecto temporal na cadeia de efeitos. | Com a inclusão do aspecto temporal na cadeia de efeitos. |
| Avaliação | Através de prova dentro do contexto da teoria. | Através de comparação com a realidade. |
| Didática | Intradisciplinar no panorama geral | Transdisciplinar no panorama geral |
Os dois modelos de análise funcionam juntos, tanto no nosso cérebro quanto na administração teórica. No entanto, na prática, existe uma separação. Muitos profissionais tendem a acreditar que o modelo sistêmico faz parte do “planejamento estratégico”, um conceito paradoxal e inútil que serve apenas para vender cursos e livros descartáveis, e, portanto, é responsabilidade da alta administração de um negócio.
O 5W2H na Prática:
O 5W2H é uma ferramenta versátil que pode ser usada tanto para estratégia quanto para tática, mas é crucial entender a diferença entre esses dois conceitos para aplicar a ferramenta de maneira eficaz.
A estratégia é o plano geral ou a abordagem de alto nível para alcançar um objetivo a longo prazo. Envolve a definição de metas amplas, a identificação de oportunidades e ameaças e a determinação de onde concentrar recursos e esforços. Quando usamos o 5W2H como uma ferramenta estratégica, estamos olhando para o quadro geral e planejando a direção geral que queremos seguir.
Por outro lado, a tática é a ação específica ou o passo a passo que é tomado para implementar a estratégia. Envolve a execução de tarefas específicas, a resolução de problemas imediatos e a realização de ações que nos aproximam de nossos objetivos estratégicos. Quando usamos o 5W2H como uma ferramenta tática, estamos focados em detalhes específicos e ações imediatas.
O erro mais comum ao usar o 5W2H é não entender se a ferramenta está sendo usada para estratégia ou tática. Por exemplo, se usarmos o 5W2H para definir uma estratégia de alto nível, mas depois nos concentrarmos apenas em táticas específicas sem considerar o quadro geral, podemos perder de vista nossos objetivos a longo prazo. Da mesma forma, se usarmos o 5W2H para planejar táticas sem uma estratégia clara, podemos acabar executando ações que não nos levam na direção que queremos.
Portanto, ao usar o 5W2H, é importante sempre ter em mente se estamos usando a ferramenta para planejamento estratégico ou tático e adaptar nossa abordagem de acordo.
Uso do 5W2H como Estratégia
Quando usamos o 5W2H como uma ferramenta estratégica, estamos olhando para o quadro geral e planejando a direção geral que queremos seguir. Por exemplo, uma empresa pode usar o 5W2H para planejar uma nova estratégia de marketing.
| 5W2H | Descrição | Exemplo |
|---|---|---|
| Who? (Quem?) | Identifique quem está envolvido na ação. | A equipe de marketing será responsável pela implementação da nova estratégia. |
| What? (O quê?) | Defina claramente o que precisa ser feito. | Implementar uma nova estratégia de marketing para aumentar a conscientização da marca. |
| Where? (Onde?) | Determine onde a ação ocorrerá. | A estratégia será implementada em todas as plataformas de mídia social da empresa. |
| When? (Quando?) | Estabeleça quando a ação deve ser realizada ou concluída. | A nova estratégia deve ser implementada no próximo trimestre. |
| Why? (Por quê?) | Explique por que a ação é necessária. | A empresa precisa aumentar a conscientização da marca para atrair novos clientes. |
| How? (Como?) | Descreva como a ação será realizada. | A equipe de marketing desenvolverá e implementará uma campanha de mídia social. |
| How Much? (Quanto?) | Estime o custo da ação. | A implementação da nova estratégia de marketing custará R$ 10.000,00, incluindo a criação de conteúdo e a publicidade paga. |
Uso do 5W2H como Tática
Quando usamos o 5W2H como uma ferramenta tática, estamos focados em detalhes específicos e ações imediatas. Por exemplo, um gerente de vendas pode usar o 5W2H para planejar uma nova tática de vendas para um produto específico.
| 5W2H | Descrição | Exemplo |
|---|---|---|
| Who? (Quem?) | Identifique quem está envolvido na ação. | Os vendedores da loja serão responsáveis por vender o novo produto. |
| What? (O quê?) | Defina claramente o que precisa ser feito. | Os vendedores precisam vender 100 unidades do novo produto no próximo mês. |
| Where? (Onde?) | Determine onde a ação ocorrerá. | A ação ocorrerá na loja física e na loja online da empresa. |
| When? (Quando?) | Estabeleça quando a ação deve ser realizada ou concluída. | A nova tática de vendas deve ser implementada a partir do início do próximo mês. |
| Why? (Por quê?) | Explique por que a ação é necessária. | A empresa precisa aumentar as vendas do novo produto para atingir suas metas de receita. |
| How? (Como?) | Descreva como a ação será realizada. | Os vendedores serão treinados para destacar os benefícios exclusivos do novo produto e oferecer descontos para compras em volume. |
| How Much? (Quanto?) | Estime o custo da ação. | O treinamento dos vendedores custará R$ 1.000,00, mas espera-se que o aumento nas vendas compense esse custo. |
Comparação do Uso do 5W2H como Estratégia e Tática
| Estratégia | Tática | |
|---|---|---|
| Foco | No quadro geral e na direção geral. | Em detalhes específicos e ações imediatas. |
| Exemplo de Uso | Planejamento de uma nova estratégia de marketing. | Planejamento de uma nova tática de vendas para um produto específico. |
| Objetivo | Definir metas amplas e identificar oportunidades e ameaças. | Executar tarefas específicas e resolver problemas imediatos. |
| Resultado Esperado | Direcionar a empresa na direção desejada e alcançar objetivos a longo prazo. | Realizar ações que nos aproximam de nossos objetivos estratégicos. |
Conclusão: A Profundidade do 5W2H e a Valorização do Conhecimento
O 5W2H é uma ferramenta poderosa que pode ser usada tanto para estratégia quanto para tática. No entanto, é crucial entender a diferença entre esses dois conceitos para aplicar a ferramenta de maneira eficaz. A estratégia é o plano geral para alcançar um objetivo a longo prazo, enquanto a tática é a ação específica para implementar a estratégia. Ao usar o 5W2H, é importante sempre ter em mente se estamos usando a ferramenta para planejamento estratégico ou tático e adaptar nossa abordagem de acordo.
Além disso, um dos segredos dos melhores líderes é a capacidade de questionar as decisões tomadas. Eles querem saber o “porquê” de cada escolha, e a equipe deve estar preparada para responder. As respostas devem estar alinhadas com o plano para a empresa, buscando a coerência entre as decisões tomadas e o que o dono sonha para seu negócio. Isso demonstra a importância do “porquê” nas decisões e como ele pode influenciar o sucesso de uma organização.
Por fim, é essencial valorizar o conhecimento e a experiência acumulados ao longo do tempo: é importante entender a origem e a evolução de processos e teorias, como o 5W2H, para melhorar nossas práticas e processos.
Para concluir, o 5W2H é uma ferramenta versátil que pode ser usada para uma variedade de propósitos, desde o planejamento estratégico até a execução tática. No entanto, para usar a ferramenta de maneira eficaz, é importante entender a diferença entre estratégia e tática, questionar o “porquê” das decisões e valorizar o conhecimento e a experiência acumulados. Ao fazer isso, podemos melhorar nossas práticas e processos e alcançar nossos objetivos de maneira mais eficaz.