Design Para o Pensamento
Reuniões Produtivas e Eficazes para Designers Instrucionais
As reuniões são uma parte essencial do trabalho colaborativo para os Designers Instrucionais. Desde a primeira reunião com o cliente para iniciar o projeto e durante todas as fases subsequentes, encontros presenciais ou remotos fazem parte da realidade do designer instrucional. Na maioria das vezes, é o Designer Instrucional que lidera e conduz essas reuniões junto com clientes, especialistas no assunto, alunos, desenvolvedores, designer gráficos, equipe de vídeo, time do LMS e qualquer um a quem o assunto da aprendizagem possa interessar.
Como profissionais, é importante que os Designers Instrucionais conduzam reuniões eficientes, que possibilitem a colaboração, o aprendizado e o desenvolvimento de soluções de aprendizagem eficazes. Para isso, é necessário conhecer algumas técnicas e metodologias que possibilitam a realização de reuniões produtivas e eficazes.
Esta estrutura é flexível e pode ser ajustada de acordo com as necessidades do grupo e do objetivo de cada projeto. O designer instrucional precisa usar em suas metodologias de trabalho os conceitos de desenvolvimento de habilidades interpessoais e de liderança para que possam oferecer o melhor serviço aos seus clientes.
Um comentário sobre liderança nas reuniões
Liderar uma reunião não significa que o designer instrucional será o chefe de todos os participantes enquanto durar o encontro, que todos precisam escutá-lo obedecer suas instruções. Liderar uma reunião é sobre conduzir os participantes ao objetivo da reunião ser necessária do que qualquer outra coisa: a principal preocupação é conseguir que os participantes entreguem o que é necessário para a solução de aprendizagem naquele momento. Essas necessidades dependem de onde você está no projeto, dos profissionais envolvidos e tantos outros fatores.
Estrutura das Reuniões
A estrutura de uma reunião eficaz com SMEs e clientes é baseada em uma metodologia, mas são as particularidades de cada caso que definirão o formato ideal. Ela não funcionará em todos os casos, mas é útil na maioria deles. que envolve os seguintes passos:
- Introdução: O início da reunião deve criar um ambiente acolhedor e de confiança para os participantes. Isso pode incluir uma atividade de introdução, onde o designer instrucional se apresenta e relembra o objetivo claro do que deseja alcançar na reunião que você enviou antes quando marcou a reunião.
- Conteúdo Teórico: O conteúdo teórico necessário é apresentado de forma clara, objetiva e concisa, usando recursos visuais, exemplos e demonstrações práticas que tornem as metas e objetivos do projeto acessíveis e interessantes para os SMEs ou qualquer outro profissional que participe dessas reuniões.
- Atividades práticas: A aplicação prática é fundamental para o designer instrucional desenvolver boas soluções de aprendizagem, identificar os melhores conceitos e usá-los na análise buscando as melhores soluções para os profissionais objetos do projeto de aprendizagem. Isso pode incluir uma ou mais ferramentas como, por exemplo, Brainstorm, entrevistas e Codificação de Conteúdo.
- Feedback: dar retorno é importante para que os profissionais possam entender onde eles se encaixam no processo e, assim, contribuir na reunião.
- Encerramento: No final da reunião, o designer instrucional resume os pontos principais e faz uma reflexão sobre o que foi identificado durante a reunião.
A Importância do Feedback em Reuniões de Design Instrucional
Dar feedback é importante para que os participantes possam entender onde eles se encaixam no processo e, assim, contribuir na reunião. É importante utilizar uma abordagem positiva e construtiva de feedback, que busca aprimorar a participação dos participantes ao invés de simplesmente apontar erros ou dizer qual o caminho a seguir. A ideia é fornecer aos participantes informações úteis para ajudá-los a se desenvolver e melhorar as ideias, compreensão do projeto e também descobrir como eles podem ajudar na construção das soluções.
Algumas técnicas comuns de feedback incluem:
- Feedback descritivo: Fornecer uma descrição clara e objetiva do comportamento ou ação que precisa ser aprimorado.
- Feedback positivo: Enfatizar o que está sendo feito corretamente e compartilhar exemplos de sucesso.
- Feedback baseado em soluções: Ajudar o receptor a encontrar soluções para os problemas em vez de apenas apontá-los.
- Feedback dos pares: Permitir que os participantes recebam feedback uns dos outros, criando um ambiente de aprendizado mútuo.
- Feedback personalizado: Adaptar o feedback para atender às necessidades individuais dos participantes.
Ao fornecer feedback de maneira clara e objetiva, os designers instrucionais podem ajudar os participantes a melhorar suas habilidades e contribuir de forma mais significativa para o projeto. Além disso, o feedback ajuda a garantir que todos estejam na mesma página em relação aos objetivos e metas do projeto.
O Encerramento Adequado em Reuniões de Design Instrucional
No final da reunião, o designer instrucional deve fazer um resumo dos pontos principais e refletir sobre o que foi identificado durante a reunião. Os profissionais também têm a oportunidade de compartilhar suas reflexões e tirar dúvidas. É importante terminar a reunião de forma clara e objetiva, definindo as próximas etapas e agradecendo a todos pela participação e contribuição.
O encerramento da reunião é fundamental para manter a perspectiva e o engajamento dos participantes, principalmente dos especialistas no assunto. Seja a reunião individual ou em grupo, a reunião hoje pode ser apenas uma etapa no processo e precisar de reuniões subsequentes. Por isso, é importante encerrar bem a reunião, definindo as próximas etapas de forma clara e objetiva.
As reuniões de design instrucional são uma parte essencial do processo de desenvolvimento de soluções de aprendizagem, e a importância do feedback e do encerramento não pode ser subestimada. O feedback é fundamental para que os participantes possam entender onde se encaixam no processo e contribuir efetivamente na reunião, e o encerramento é importante para manter a perspectiva e o engajamento dos participantes.
O designer instrucional precisa estar preparado para aplicar diferentes técnicas de feedback e encerramento de forma eficaz e personalizada, de acordo com as necessidades de cada projeto e de cada participante. Assim, é possível garantir que as reuniões sejam produtivas para todos os envolvidos.
Melhores práticas para designers instrucionais em reuniões
Para garantir que uma reunião seja eficaz e produtiva, o designer instrucional deve seguir algumas melhores práticas:
- Comunicação eficaz: Os designers instrucionais devem se comunicar de maneira clara, concisa e persuasiva, bem como lidar com diferentes personalidades e estilos dos participantes.
- Facilitação de grupo: Os designers instrucionais devem criar um ambiente acolhedor e colaborativo para o grupo, a fim de maximizar a participação e o envolvimento de todos os membros.
- Dinâmica do grupo: Os designers instrucionais precisam lidar com conflitos, a como construir relacionamentos positivos e a fomentar a colaboração entre os participantes.
- Ensino de habilidades práticas: Os designers instrucionais mais experientes sabem que, às vezes, também terão que ensinar rapidamente algumas habilidades práticas na hora, como, por exemplo: comunicação assertiva, resolução de conflitos e liderança, de forma clara e eficaz.
O designer instrucional precisa sempre melhorar as relações interpessoais, além de compreender e modificar os processos de comunicação interna e externa entre eles, o cliente, os SMEs e os demais profissionais. Às vezes isso significa entender suas próprias estratégias mentais e comportamentais e mudá-las para obter resultados mais desejados. Ambas são ferramentas valiosas e complementares, e muitos designers optam por combiná-las para obter resultados ainda melhores.
A prática é a melhor lição
Lembre-se, no entanto, que a prática é essencial para se tornar um Designer Instrucional eficiente e eficaz em reuniões. A experiência é a melhor professora, e cada projeto pode trazer novos desafios e oportunidades para melhorar suas habilidades.
Recursos Didáticos: uma ferramenta para melhorar as reuniões.
Como os designers instrucionais são capacitados na aplicação dos conceitos e metodologias em contextos reais, eles aprendem a usar diferentes recursos didáticos para tornar suas reuniões interessantes e eficazes.
Ainda mais importante, o designer instrucional pode aproveitar a experiência dos especialistas no assunto para criar recursos didáticos eficazes. Durante as reuniões, é importante envolver os especialistas na discussão sobre os materiais didáticos que estão sendo desenvolvidos. Os especialistas podem fornecer informações valiosas sobre as necessidades do público-alvo, as melhores práticas em sua área de atuação e os recursos disponíveis.
Uma das maneiras mais eficazes de envolver os especialistas no processo de criação de recursos didáticos é através da realização de entrevistas. As entrevistas podem ser realizadas pessoalmente, por telefone ou por videoconferência. Se possível, devem ser gravadas para referência futura (sempre com o conhecimento das partes e as devidas autorizações). Durante as entrevistas, o designer instrucional pode fazer perguntas abertas para incentivar o especialista a compartilhar suas experiências e conhecimentos.
Muito cuidado ao gravar entrevistas!
Há várias razões pelas quais alguns SMEs podem não querer gravar as entrevistas ou se sentirem intimidadados com a gravação. Primeiro, alguns especialistas podem estar preocupados com a privacidade de suas opiniões ou informações confidenciais que podem ser reveladas durante a entrevista. Em segundo lugar, alguns especialistas podem sentir-se desconfortáveis com a gravação devido à sua falta de experiência em lidar com o processo de gravação. Alguns podem sentir que a gravação adiciona pressão e aumenta sua ansiedade durante a entrevista. Além disso, alguns especialistas podem não querer ser gravados porque temem que a gravação possa ser usada contra eles de alguma forma, ou que suas opiniões possam ser mal interpretadas ou usadas de maneira inadequada. É importante que o designer instrucional respeite as preocupações dos especialistas e trabalhe com eles para encontrar uma solução que atenda às necessidades de todos os envolvidos.
Além das entrevistas, o designer instrucional pode utilizar outros recursos para envolver os especialistas no processo de criação de materiais didáticos. Os especialistas podem ser convidados a participar de grupos de foco ou de revisão para avaliar e fornecer feedback sobre os materiais didáticos em desenvolvimento.
Outra forma de envolver os especialistas é através da colaboração em tempo real em documentos compartilhados. O designer instrucional pode criar um documento colaborativo onde os especialistas podem fornecer feedback e sugestões em tempo real, o que pode ajudar a agilizar o processo de desenvolvimento de materiais.
Por fim, é importante que o designer instrucional reconheça e valorize a experiência dos especialistas. Eles podem ser convidados para apresentar webinars, participar de sessões de treinamento ou outras oportunidades de compartilhar seu conhecimento. Isso não só ajuda a melhorar a qualidade dos materiais didáticos, mas também ajuda a criar um ambiente de aprendizado contínuo e colaboração.
Conclusão
As reuniões são uma parte essencial do trabalho colaborativo do Designer Instrucional. É importante que essas reuniões sejam produtivas e eficazes, possibilitando a colaboração, o aprendizado e o desenvolvimento de soluções de aprendizagem eficazes. Para isso, é necessário que os designers instrucionais conheçam algumas técnicas e metodologias que possibilitem a realização de reuniões produtivas e eficazes, além de evitar as armadilhas mais comuns. Com essas habilidades e recursos, os designers instrucionais podem desenvolver soluções de aprendizagem eficazes e proporcionar uma experiência produtiva e satisfatória para seus clientes e colaboradores.
Por fim, é importante lembrar que as reuniões não precisam ser entediantes e improdutivas. Com as técnicas e recursos corretos, os designers instrucionais podem tornar as reuniões produtivas, eficazes e até divertidas. Afinal, o objetivo é sempre o mesmo: desenvolver soluções de aprendizagem eficazes que ajudem as pessoas a crescer e aprender.