O Perfil Organizacional
Modelo de Análise e Diagnóstico de Empresas
Preste atenção
Entenda a importância de identificar com precisão o contexto de operação da empresa na análise empresarial, e como isso afeta o perfil organizacional, sistemas de gestão, execução e tomada de decisão.
O MADE inclui perguntas relevantes sobre as características essenciais de uma organização de excelência, começando com o perfil completo da organização.
A definição de uma organização bem-sucedida é composta por um propósito motivador, uma visão ambiciosa e uma estratégia que gere resultados concretos. Mas o que exatamente significam “resultados concretos”?
Não confunda resultados financeiros com o perfil organizacional, pois são conceitos distintos. Ter lucro não é o mesmo que construir sua empresa (ou departamento) com um proósito. Um exemplo extremo é o narcotráfico, que movimenta cerca de R$ 17 bilhões por ano apenas no Brasil, mas é algo que claramente não deve ser sua inspiração.
O verdadeiro resultado de seu perfil organizacional é a capacidade de identificar com precisão o contexto em que sua empresa opera, como isso afeta sua gestão, a execução e a tomada de decisão.
Descrição da empresa: quais são suas características?
O significado de missão, valores, cultura, mudam de empresa para empresa. Até mesmo entre setores de uma mesma organização esse entendimento pode variar. Empresas pegam emprestado conceitos de outras empresas. Alguns diretores vendem a essência da organização de uma forma para os acionistas, e usam outro discurso para os funcionários. É simples assim.
Definir com clareza as principais características da sua empresa é simples e, ao mesmo tempo, mais difícil do que as pessoas pensam - embora todo líder acredita que todos pensam da mesma forma. Sempre existirá uma variação, mas ela não pode fugir da razão de uma empresa existir. Quanto mais claras estiverem as singularidades da organização, mais bem preparada ela está para o mercado.
Por isso você precisa saber quais são suas principais competências, seu ambiente regulatório, entender seu ecossistema, o papel dos fornecedores, clientes e funcionários e conseguir transmitir tudo isso da forma mais clara possível para todos dentro da organização.
Ambiente organizacional
Ofertas de produtos e serviços:
- Quais são as suas principais produtos e/ou serviços?
- Qual é a importância de cada um deles para o seu sucesso e para o sucesso da empresa?
- Quais mecanismos você usa para entregar estes produtos e serviços?
Missão, visão, valores e cultura
- Qual é a sua missão, visão e valores?
- Além de valores, quais são as principais características da sua cultura organizacional, se existirem?
- Quais são as competências essenciais da sua organização e qual é a relação delas com a sua missão?
Observação:
- As ofertas de produtos são os bens e serviços que você oferece no mercado. Mecanismos para entregar produtos aos seus clientes podem ser diretos ou podem ser indiretos, através de revendedores, distribuidores, colaboradores ou parceiros de canal. Organizações sem fins lucrativos (incluindo o governo) podem se referir às suas ofertas de produtos como programas, projetos, ou serviços.
Perfil dos funcionários:
- Qual é o perfil do seu quadro de funcionários?
- Que mudanças recentes você experimentou na formação do quadro de funcionários ou nas necessidades no seu quadro de funcionários? Identifique:
- seus grupos de trabalho ou de funcionários e segmentos;
- os requisitos educacionais para diferentes grupos de colaboradores e segmentos;
- os fatores que os motivam;
- suas unidades de negociação organizadas (representação sindical), se houver?
- seus requisitos específicos de saúde e segurança, se houver.
Observação:
- Grupos e segmentos de mão-de-obra ou funcionários (incluindo unidades de negociação organizadas) podem ser baseados em tipo de vínculo empregatício ou de relatórios de contratos, localização (incluindo teletrabalho), turno do dever, ambiente de trabalho, uso de certas políticas familiares ou outros fatores. As organizações que também contam com voluntários e estagiários para realizar seu trabalho devem incluir esses grupos como parte de sua força de trabalho.
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Ativos:
- Quais são suas principais instalações, equipamentos, tecnologias e propriedades intelectuais?
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Ambiente regulatório:
- Quais são as suas normas de segurança e saúde ocupacional; credenciamento, certificação ou requisitos de registro; normas do setor; e regulações ambiental, financeira ou de produto?
Observação:
- Nos Critérios, a indústria se refere ao setor em que você atua. Os padrões do setor podem incluir códigos de conduta em todo o setor e orientação política. Para organizações sem fins lucrativos (incluindo governo), este setor pode ser organizações de caridade, associações profissionais e sociedades, organizações religiosas ou entidades governamentais — ou um subsetor de um desses. Dependendo das regiões em que você opera, as regulamentações ambientais podem cobrir as emissões de gases de efeito estufa, as regulamentações de carbono e o comércio e a eficiência energética.
Relações organizacionais
- Estrutura organizacional:
- Qual é sua estrutura de liderança organizacional e qual é a sua estrutura de governança?
- Que estruturas e mecanismos compõem esse sistema de liderança da sua organização?
- Quais são as relações entre seu conselho de governança, alta liderança, a matriz e as filiais?
Observação:
- A estrutura de governança ou supervisão de empresas privadas, organizações sem fins lucrativos e agências governamentais pode incluir um conselho consultivo, um conselho familiar ou líderes locais/regionais que estão reunidos para fornecer orientação. Para algumas organizações sem fins lucrativos (incluindo governo), as relações de governança e relatórios podem incluir relações com grandes fontes de financiamento, como agências de concessão, legislativos ou fundações.
- O Perfil Organizacional pede o “o quê” do seu sistema de liderança (suas estruturas e mecanismos). Perguntas de Liderança e Funcionários esclarecem como o sistema é usado.
- Clientes e interessados (stakeholders):
- Quais são seus principais segmentos de mercado, grupos de clientes e grupos de interessados, conforme apropriado?
- Quais são seus principais requisitos e expectativas para seus produtos, serviços de suporte ao cliente e operações, incluindo quaisquer diferenças entre esses grupos?
Observação:
- Para algumas organizações sem fins lucrativos (incluindo o governo), os clientes podem incluir membros, contribuintes, cidadãos, beneficiários, clientes e beneficiários, e segmentos de mercado podem ser referidos como círculos eleitorais. Para as agências governamentais, o legislativo (como fonte de recursos) pode ser um dos principais interessados.
- Grupos de clientes podem ser baseados em expectativas, comportamentos, preferências ou perfis comuns. Dentro de um grupo, pode haver segmentos de clientes baseados em diferenças, semelhanças ou ambos. Você pode subdividir seu mercado em segmentos baseados em linhas de produtos ou recursos, canais de distribuição, volume de negócios, geografia ou outros fatores definidores.
- Os requisitos e expectativas de clientes, partes interessadas e operacionais conduzirão a sensibilidade da sua organização ao risco de interrupções de produtos, serviços, suporte e desabastecimento da rede, incluindo aquelas devido a desastres naturais e outras emergências.
- Fornecedores, parceiros e colaboradores:
- Quais são seus principais tipos de fornecedores, parceiros e colaboradores?
- Qual o papel desempenhado por eles na produção e entrega de seus produtos-principais, nos serviços de suporte ao cliente e no aumento da sua competitividade?
- Qual o papel deles na contribuição e implementação de inovações em sua organização?
- Quais são os requisitos principais da sua rede de fornecedores?
Observação:
- Sua rede de fornecedores é composta pelas entidades envolvidas na produção de seus produtos e serviços e na entrega aos seus clientes. Para algumas organizações, essas entidades formam uma cadeia, na qual uma entidade fornece diretamente outra. Cada vez mais, no entanto, essas entidades estão interligadas e existem em relações interdependentes e não lineares. Os Critérios utilizam a rede de fornecimento de termo, em vez da cadeia de forncencedores, para enfatizar as interdependências entre as organizações e seus fornecedores.
Situação da empresa: qual é a situação estratégica?
Se estivéssemos em uma guerra (não estamos), a descrição da empresa seria suas tropas - e a situação da empresa é seu campo de batalha. Seja na guerra ou nos negócios, não existe missão perfeita, e nem estratégias que permaneçam imutáveis depois do primeiro ataque. Os responsáveis precisam reagir rápido baseados na experiência e com as informações disponíveis.
Os melhores generais e os melhores líderes fazem questão de acumular experiências de valor e garantem (isto é, melhoram ainda mais) o melhor fluxo de informação possível.
Você precisa conhecer seu concorrente e seu cliente. Essa é a parte mais “fácil” se compararmos com a dificuldade de identificar os seus desafios e vantagens estratégicas. Eis alguns exemplos.
Desafios podem ser os seguintes:
- Seus custos operacionais (por exemplo, materiais, mão-de-obra ou localização geográfica)
- Rápidas mudanças tecnológicas que impactam sua operação
- A disponibilidade de mão-de-obra qualificada
- A aposentadoria de uma força de trabalho
- Condições econômicas, incluindo demanda flutuante e crises econômicas locais e globais
- Fusões ou aquisições por sua organização e seus concorrentes
- A natureza cíclica de sua indústria
- A introdução de produtos novos ou substitutos
- Pouca ou falta de segurança de dados e informações, incluindo segurança digital
- Novos concorrentes de respeito entrando no mercado
Algumas vantagens podem aparecer como:
- Liderança em inovação do setor
- Reconhecimento de qualidade e confiabilidade pelos clientes
- Reconhecimento de qualidade e confiabilidade da marca
- Rapidez
- Integração de rede de fornecedores
- Liderança digital
- Integração tecnológica
- Melhores preços
Setores e departamentos podem ter a chefia como desafios também, assim como setores e departamentos de governo. Instituições sem fins lucrativos também podem ter desafios específicos do setor, algumas aparentemente impossíveis de resolver, como um orçamento impositivo. Esses desafios específicos precisam ser identificados.
Meio ambiente competitivo
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Posição competitiva:
- Qual é o tamanho da sua organização e qual seu crescimento relativo na sua indústria ou nos mercados que você atende?
- Quantos e quais tipos de competidores você tem?
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Mudanças de competitividade:
- Como as principais mudanças, se existirem, estão afetando sua situação competitiva, incluindo aquelas mudanças que criam oportunidades de inovação e colaboração, conforme apropriado?
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Dados comparativos:
- Quais as principais fontes de dados comparativos e competitivos que estão disponíveis dentro do seu setor?
- Quais principais fontes de dados comparativos estão disponíveis fora do seu setor?
- Que limitações, se houver, afetam sua capacidade de obter ou usar esses dados?
Contexto Estratégico
- Quais são seus principais desafios e vantagens estratégicas?
Observação:
- Desafios e vantagens estratégicas podem estar nas áreas de negócios, operações, contribuições sociais e mão-de-obra. Eles podem estar relacionados a produtos, finanças, estrutura organizacional e cultura, tecnologia emergente, integração digital, segurança de dados e informações, reconhecimento e reputação da marca, sua rede de fornecedores, globalização e meio ambiente e clima. Ao longo dos Critérios, “negócios” refere-se à principal área de missão ou atividade empresarial de uma organização sem fins lucrativos (ou governamental).
Sistema De Melhoria Desempenho
- Qual é o seu sistema de melhoria de desempenho, incluindo seus processos para avaliação e melhoria dos seus projetos e dos seus principais processos organizacionais?
Observação:
- Esta pergunta pretende definir um contexto geral para sua abordagem para a melhoria de desempenho. A abordagem que você usa deve estar relacionada às necessidades da sua organização. Abordagens compatíveis podem incluir a implementação de um Lean Enterprise System, a aplicação da metodologia Six Sigma, o uso da metodologia PDCA, o uso de padrões da ISO (por exemplo, a série 9000 ou 14000, ou padrões setoriais específicos), o uso da ciência da decisão ou a utilização de outras ferramentas de melhoria.
➡️ Próximo passo: Liderança